Utmaning
Region Gotland har cirka 250 inköpskort, First Card, som används för mindre inköp där det inte går att handla mot faktura. Alla inköp som görs med korten ska in i ekonomisystemet; Visma Aditro, och det kan leda till en hel del extraarbete.
Varje kvitto ska skannas in och bifogas till kortfakturan för att kunna behandlas i ekonomisystemet. Eftersom korten ofta används långt ute i organisationen av medarbetare som inte har tillgång till kopieringsmaskin eller skanner samlas kvitton in och skickas till administrativa assistenter som sedan manuellt får skanna in kvittona och koppla dem till rätt faktura.
- Det blir mycket arbete för ekonomiavdelningen och det finns alltid risken att några kvitton av olika anledningar inte kommer in och därför inte kan registreras. Så vi ville hitta en lösning för att förenkla kvittohanteringen, säger Mikael Wollbo, inköpsansvarig på Region Gotland.
De 250 korten genererar på ett år ungefär 5 000 kvitton. Varje köp är oftast på en liten summa så totalt utgör de här kortköpen bara en inköpskostnad på lite drygt en miljon kronor per år. Det ska jämföras med Region Gotlands totala inköpsvolym från leverantörer som ligger runt två miljarder kronor varje år. Kortköpen står därmed för en väldigt liten del av inköpsmassan, men hanterandet kräver mycket arbete. Sedan finns risken att det blir en miss i kedjan så att kvitton försvinner eller att det är oklart vad köpet gäller.
- Vi har tydliga regler för hur kvitton ska hanteras, men det kan alltid brista någonstans. Vi ville förenkla kvittohanteringen för våra medarbetare och få kvitton automatiskt följa med fakturan för att minimera felaktigheter i kvittohanteringen.
Lösning
First Card ges ut av Nordea så Region Gotland vände sig dit för en lösning på kvittoproblematiken. Det visade sig att Nordea hade upplevt samma problem för sina egna användare som använde First Card och därför skaffat en lösning som heter Kwick.
Med Kwick kan användarna ta en bild av kvittot med en mobilapp och varje kvitto kopplas sedan till det enskilda köpet i e-fakturan för kortet. Bilden av kvittot skickas som en PDF-bilaga direkt in i ekonomisystemet och genom att klicka på den får man upp originalkvittot.
Varje kvitto kopplas därmed automatiskt till rätt post på kortfakturan. Ekonomipersonalen kan genom att klicka på filen med kvittot i ekonomisystemet få upp en bild på kvittot tillsammans med eventuell extra information om köpet som kortanvändaren lagt in.
Den som gjort köpet kan också göra en anteckning via Kwick-appen för att beskriva vad köpet gäller, till exempel köp av laktosfri mat till en elev på en förskola, eller lägga in annan information som moms.
- Nu när användarna kan skriva in momsen direkt i appen så vi vet att den blir rätt och kan konteras ordentligt. Tidigare var det nämligen så att momsen på fakturan inte alltid överensstämt med beloppet på kvittot, på grund av att en del butikers kortterminaler inte hanterar momsbelopp
Lösningen går även att integrera med ett fakturahanteringssystem vilket eliminerar i stort sett allt manuellt arbete med kvitton.
- Vi har byggt en infrastruktur där vi hjälper partners som taxibolag, flygbolag och parkeringsföretag att leverera digitala kvitton direkt in i sina kunders system. Medarbetarna behöver bara betala med sitt företagskort och sedan sker hela kvittohanteringen automatiskt, säger Rickard Holmén vd på Kwick.
Nordea är ett av de företag som använder Kwicks tjänst integrerat med fakturahanteringslösningen Visma Proceedo och företagskortet First Card.
- Om jag till exempel betalar en taxiresa med mitt First Card så går det kvittot via Kwick direkt in i Proceedo och kopplas automatiskt till rätt transaktion på fakturan. Det eliminerar i stort sett allt manuellt arbete med kvitton för våra medarbetare. Varje kvitto kopplas alltså till det enskilda köpet i e-fakturan för kortet. Det kommer som en bilaga och genom att klicka på den får man upp originalkvittot, säger Morten Hedegaard Head of Processes & Infrastructure - Group Procurement på Nordea.
Region Gotland får in kvitton från parkeringsautomater i Visby på så sätt.
Resultat
Region Gotland har nyligen avslutat ett test med Kwick och även om det inte finns siffror på vad regionen och medarbetarna sparat på att använda den nya lösningen så har testet fallit väl ut.
- Testanvändarna tyckte att det underlättade kvittohanteringen och gjorde det smidigare att göra kortköp. Nu låter vi alla 250 kortanvändare börja använda lösningen.
Förutom smidigare kortköp när kvittohanteringen automatiserats i betydligt högre grad än tidigare kan det också spara pengar åt medarbetarna. Ett borttappat kvitto medför löneavdrag för medarbetaren eftersom det inte går att visa att köpet verkligen har med arbetet att göra.
När det nu räcker med att bara ta en bild av kvittot i stället för att skicka in det varje gång blir det enklare att hålla ordning på alla kvitton och visa vad köpet gällde.
- Kortköpen står för liten del av vår inköpsvolm, men genererar mycket arbete. Så vår förhoppning nu är att Kwick-appen och den automatiska kopplingen till ekonomisystemet ska underlätta både för kortanvändarna och för vår administrativa personal och på så sätt effektivisera vår kvittohantering betydligt.